ניהול בקרה תקציבית וניהול תחזיות ככלי למינוף שורת הרווח

80% מהחברות המובילות בעולם משתמשות בתוכנות ייעודיות לתכנון וניהול תקציב.
89% מהחברות המשתמשות במערכות ERP מעידות על חשיבות הקריטית של המודול הפיננסי, עם זאת 63% מכלל המנהלים בארה"ב שהשתתפו בסקר אמרו שהחברות שלהם ממשיכות להשתמש באקסל ככלי העיקרי לתקצוב ולתכנון.
על פי דו"ח של IBM, אימוץ נתונים וניתוח בשילוב עם שיטות עבודה מומלצות מבוססות היטב לתכנון וחיזוי יכול להוביל לתוצאות עסקיות טובות יותר. דו"ח נוסף של TrustRadius קובע כי תוכנות תקצוב וחיזוי מספקות לעסקים את הכלים להעריך רווחים והוצאות עתידיים בין מחלקות שונות.

ההבדל בין תקצוב לחיזוי

• תקצוב, מתייחס לחיזוי ההכנסות והעלויות של החברה לתקופה הספציפית העתידית שהעסק רוצה להשיג. לעומת זאת, חיזוי מתייחס לאומדן, מה יושג בפועל על ידי החברה
• תקציב הוא כלי טקטי שנועד ליידע על הפעילות היומיומית שלך בעוד תחזית היא כלי אסטרטגי שנועד לעזור לעסק שלך להתוות את מסלולו בעתיד.
• תקציב מייצג את מה שאתה רוצה להשיג, בעוד שתחזית מעריכה מה אתה בדרך להשיג.

לפני אימוץ התוכנות השונות לניהול ובקרה תקציבית, מנהלי כספים נהגו לנהל את הבקרה התקציבית באמצעות תהליכים ידניים כגון גיליונות אלקטרוניים וטפסים. תהליכים אלה היו גוזלים זמן רב ומועדים לשגיאות. מנהלי כספים נאלצו להסתמך על הידע והניסיון שלהם כדי לקבל החלטות מושכלות. הם גם היו צריכים להשקיע זמן רב באיסוף נתונים ממחלקות שונות.

ישנן מספר יתרונות שאני רואה כעיקריות לשימוש בתוכנת תקצוב וחיזוי

1. חיסכון של זמן וביטול תהליכים ידניים מייגעים.
2. שיפור ויזואליזציה על פעילות החברה.
3. שיפור הדיוק של תקציבים ותחזיות פיננסיות.
4. שיפור הבהירות בדוחות הכספיים.
5. תחזיות למכירות והוצאות עתידיות בהתאם לנתוני העבר.
7. תהליך קבלת החלטות עסקיות מושכלות.

ישנן מספר דרכים לשפר את חיזוי התקציב שלך

עקוב אחר ההוצאות שלך – זהו השלב החשוב ביותר בחיזוי התקציב. אתה צריך לדעת לאן הכסף שלך הולך כדי לבצע תחזיות מדויקות לגבי הוצאות עתידיות.
השתמש בנתונים היסטוריים – הסתכל על דפוסי ההוצאות שלך בעבר כדי לזהות מגמות ודפוסים שיכולים לעזור לך לחזות הוצאות עתידיות.
היה מציאותי – אל תציב לעצמך מטרות לא מציאותיות. היה כנים לגבי הרגלי ההוצאות שלכם והצב יעדים ברי השגה.
השתמש בתוכנת תקצוב – ישנן אפליקציות תקצוב ותוכנות זמינות רבות שיכולות לעזור לך לעקוב אחר ההוצאות שלך ולחזות הוצאות עתידיות.
סקור והתאם באופן קבוע – סקור את התקציב שלך באופן קבוע ובצע התאמות לפי הצורך. הרגלי ההוצאות שלך עשויים להשתנות עם הזמן, לכן חשוב לשמור על תקציב מעודכן.

מקורות:

https://www.netsuite.com/portal/resource/articles/erp/erp-statistics.shtml
https://bi-survey.com/budgeting-software-versus-excel
https://www.ibm.com/topics/planning-budgeting-and-forecasting
https://www.roberthalf.com/blog/salaries-and-skills/excel-for-finance-professionals-still-king-of-the-spreadsheets