שימי בן ברוך | מנכ"ל Top Vision

הטמעת מערכות ליבה – הרפתקה מאתגרת או מהלך אסטרטגי חכם?  

הטמעה של מערכות ליבה ERP /EPM/HCM היא פרויקט גדול ומורכב ומצריך מהארגונים המון משאבים. לעיתים זה נשמע כמשימה בלתי אפשרית. לרוב החשש הוא מהקושי בניהול התהליך והסיכוי לכישלון רוחבי או אי שביעות רצון של המשתמשים.

עם זאת מחקרים מעידים כי הטמעה של מערכות ליבה מאפשרות לארגונים לעבוד בשקיפות ובתיאום אשר מאפשר את הצמיחה של הארגון.

קרנות הון וסמנכ"לי כספים רבים חושבים שנכון היום בעיקר בחברות הזנק "למסד" במערכות ארגוניות מסודרות את התנהלות החברה עוד מימיה הראשונים את תהליכי העבודה במערכות ארגוניות

מהלך זה ייצור שקיפות מלאה לנתוני החברה כלפי המשקיעים ומקבלי ההחלטות מהיום הראשון ובמקביל תהליכי העבודה בחברה יצמחו לתוך המערכת ויחסוך בעתיד תהליכי ניהול שינוי מורכבים ויקרים.

למערכות ליבה חדשניות בענן יתרונות רבים: 

שיפור הביצועים העסקיים ויצירת שקיפות מלאה על מצב הארגון ונתוני הארגון

שיפור בחוויית המשתמש – מערכות ענן חדשניות מבוססות דפדפן מאפשרות עבודה מכל מקום ומכל DEVICE  נותנות חווית משתמש מיטבית לעומת מערכות client Server ישנות.

מידע אמין בזמן אמת – מערכות ענן מתעדכנות כל הזמן הן בדרישות הרגולציה והן בדרישות ופרצות אבטחת המידע. כל אלה מורידות ממנהלי מערכות המידע את כל הדאגה והצורך לתחזק תשתיות כבדות, ולדאוג לפיתוח תמידי לעמידה בדרישות הרגולציה.

פתרון 360 – מערכות הענן מאפשרות פתרונות 360 לצרכים ארגוניים רבים, ישנן מספר תצורות וגרסאות שמתאימות לרמות בשלות ומוכנות של הארגון ולגודל ומורכבות הארגון.

אז מה צריך לעשות על מנת שזה יצליח?

  1. המשימה החשובה ביותר זה קיום דיון רוחבי עוד בתהליכי האפיון הכולל את כל השחקנים בתהליך. שיתוף הפרויקט בין הגורמים השונים ירתום את כולם להצלחתו.
  2. חשוב להבין כי מנהלי התהליכים העסקיים הם הלקוח האמיתי ולא אנשי מערכות מידע – תפקידם של מנהלי מערכות מידע הוא ליצר את הקשר בין התהליך העסקי ובין המערכות ולא להוביל את התהליך העסקי. אם יש אפשרות לקבל פתרון 360 אשר יאפשר לכם לנהל את התהליך גם עם גוף מקצועי וגם עם גוף טכנולוגי זה יתרון גדול עבורכם.
  3. לשלב שותפים מובילי תוכן בכל תהליך עסקי  - אל תשאירו את הטמעת המערכת בארגון רק לגורמים הטכניים בארגון, חשוב מאוד לשלב חברת יישום שמביאה לתהליך אנשי תוכן אשר מבינים את המתודולוגיה שעליה מושתת התהליך. אנשי HR שמתמחים בעיצוב והגדרה של תהליכי HR  חוצי ארגון או אנשי כספים שמתמחים בתהליכי הניהול הפיננסי התואמים את צרכי הארגון. שילוב של אנשי תוכן וטכנולוגיה מובילים יגדיל משמעותית את סיכויי ההצלחה של הפרויקט ותהליכי הקליטה של המערכת בארגון.
  4. ניהול השינוי – חשוב לנהל את גם תהליך ההטמעה של המערכות בארגון. הכנסה של מערכות חדשות גורמת לעובדים חשש גדול הנובע מהשינוי ולכן חשוב לתת חשיבות לתהליך ולבצע הכנה מוקדמת לכלל עובדי הארגון. ליווי ההטמעה יכול להיות מתוך הארגון בעזרת מוביל התחום או באמצעות חברות חיצוניות המתמחות בתהליכים אלו. קיום של תהליך לווי נכון יצמצם משמעותית את ההתנגדויות לפרויקט ויגדיל את שיתוף הפעולה של העובדים עם המערכת החדשה.

במקביל ישנו גם תהליך של שינוי תהליכי עבודה והתאמת תהליכי העבודה לפרקטיות המקובלות בעולם .

תהליך זה לרב קשה יותר וחשוב שיבוצע בצורה יסודית ומבוקרת בהסתכלות של עלות מול תועלת. מה המשמעות של ביצוע השינוי? כיצד הוא משפיע על תהליכי העבודה? מה "העלות הנסתרת" כתוצאה מהשינוי אולי יידרש יותר כ"א לבצע את אותה משימה. ניהול נכון של התהליך יכול לחסוך הוצאות יישום רבות של פיתוחים לקסטומיזציות ותיקון תהליכי עבודה לתהליכים מהירים יותר קלים יותר שמביאים לאותה תוצאה.

  1. הגדרת גבולות ברורים וקבלת החלטות – חשוב לייצר דיון ארגוני רחב באפיון ותהליכים אבל חשוב מאוד לשלב בתהליך את מקבלי ההחלטות בארגון בכירים ככל שניתן שייקחו חלק במקומות בהם קשה להחליט.
  2. בחרו את המלחמות שלכם – בכל הטמעה של מערכת חדשה חשוב לא לגרום לאיבוד הזהות הארגונית ולחשוב מראש מה חשוב למשתמשים ואי אפשר לותר עליו ואיזה תהליך הוא בר שינוי.
  3. זמינות – הכי חשוב, לא לצאת לתהליך בלי מוכנות ארגונית וזמינות של אנשי מפתח ומקבלי החלטות בתהליך.

 

מוזמנים להתייעץ איתנו איך ליישם נכון מערכות ליבה לארגון שלכם.

Share it on social networks

דילוג לתוכן