איך מחשבים צפי לגמר בפרויקט ?

הקושי הגדול איתו מתמודדות חברות הבניה הוא חישוב הצפי לגמר. על פניו אחד הגורמים החשובים לרווחיות הפרויקט, עם זאת חברות עדיין מתקשרות לתאם תקציב תכנון לביצוע .

 

ישנם 3 גורמים המשפיעים על תכנון הצפי לגמר :

א.         התמחור איתו יצאנו לדרך

ב.         שינויים אשר נכפו על הפרוייקט (שינויי תכנון , שינויי מחירים , שינויים בגין תמחור שגוי)

ג.          משך הזמן של הפרוייקט – חישובי הצפי לגמר הינו תהליך מתמשך ולכן ככל שהפרוייקט ארוך יותר כך הוא                   צפוי לשינויים בחישובי צפי לגמר ולסטיות גדולות יותר מול התמחור הראשוני

איך עושים את זה נכון?

  • התמחור הראשוני – שלב התמחור הראשוני אשר יבוצע באופן מדוייק , אמין ומקצועי אמור לספק רשת הגנה סבירה מהפתעות בהמשך. אבל …. שלב התמחור לעיתים נעשה בחופזה (הגשת מכרז מהירה, או הגשת הצעה שנראית כמו long shot ו"סיכויי הזכיה ממילא נמוכים") , ללא ירידה לכל הפרטים ויש בו גם השפעות חיצוניות כמו הנהלת החברה שמעוניינת מאוד לזכות במכרז כזה או אחר. ישנם ארגונים בהם לאחר קבלת הפרוייקט ומינוי מנהל פרוייקט, נעשה שלב של תמחור מחדש ע"י מנהל הפרוייקט ואם מתגלים פערים אזי בונים מחדש את תקציב הפרוייקט
    אז למרות כל זאת , תיעוד אמיתי של החישובים , החלטות וניתוחים אשר יישמרו במאגר המידע של החברה יספקו מידע חשוב בעתיד.
  • עקביות וחזרתיות – ניתוח נתוני הפרוייקט אחת לתקופה ידועה וקבועה מראש בהתאם למשך הפרוייקט. תקופה אשר תהיה קצרה מספיק על מנת לבצע את השינויים הנדרשים לצורך "החזרת הפרוייקט למסלול" מצד אחד, אולם שלא תהווה מכשול בירוקרטי בניהול הפרוייקט. מרבית פרוייקטי הבניה נבחנים לעומקם אחת לרבעון.
  • אחידות – חשוב ביותר לנהל מתודולגיה אחידה לארגון בנושא ניהול התקציב. מתודולוגיה אחידה תאפשר לגורמי הבקרה והניהול לזהות חריגות בצורה קלה יחסית. לדוגמא : החלטה כי עלויות החומרים לפרוייקט מבוססות על רכש אמיתי שנעשה מתוך הארגון בחצי השנה האחרונה, תמנע מו"מ פנימי בכל ישיבת תקציב כמה יעלה מ"ק ב-300 לפרוייקט או מ"ר ריצוף כזה או אחר.
  • אמינות – כאשר מקבלי ההחלטות בארגון מקבלים לידיהם את דוחות התקציב של הפרוייקטים הם חייבים להאמין כי הדוח הינו אמין ומבוסס על מיטב הידע המקצועי. שאם לא כן, אזי אין לדוחות שום משמעות ולא ניתן לקבל לפיהם החלטות. לפיכך יש לבצע את כל תהליכים בשקיפות רבה ככל הניתן ולא בגליונות פרטיים של עובד זה או אחר.

    איך מערכת רמדור עוזרת לניהול נכון ?

        נתוני הצפי לגמר במערכת רמדור מלווים את הפרוייקט החל משלב הרעיון ועד סיום הפרוייקט:

  • תמחור ראשוני – מערכת רמדור מאפשרת לנהל את אומדני הפרוייקט החל מרמת סוגי ההוצאות (יזם – לפי מתכננים ויועצים, אגרות , קרקע , קבלן ראשי ועוד. קבלן – אומדן מבוסס כתבי כמויות מפורטים). לכל אחד מאילו מנהלים גרסאות מבוקרות ומאושרות.
  • עדכון רציף ואמין – החל משלב היציאה לפרוייקט ועד סיומו כל שינוי ,עדכון, תוספת מנוהלים בצורה מפורטת ע"י בקשת שינויים, ניתוח הבקשה, בדיקת השינויים והשפעתם על תקציב ולו"ז הפרוייקט, התראה וחסימה של שינויים בהתאם למתודולוגיה הארגונית.
  • ניתוחי what if – אחת המכשלות בעדכון נתוני צפי לגמר הינה הזהות בין נתוני ההתחייבויות ובין הצפ לגמר. חשברת רמדור פתחה שכבת נתונים אשר נקראית "צפי לגמר" ובה יכול מנהל הפרוייקט לעדכן אחת לתקופה את ההערכותיו המפורטות והמדוייקות לסיום הפרוייקט ולשלוח אותם לאישור גורמי הבקרה והניהול של החברה. נתונים אלו הינם פנימיים של הארגון ולא יופיעו בשום עדכון לחוזה / הזמנה כזו או אחרת. במילים אחרות חישובי הצפי לגמר הינם כלי העבודה של מנהל הפרוייקט לצורך ניתוח ובניית תחזית אמינה .
  • השוואת נתוני בפועל לתחזית – מערכת רמדור מאפשרת ליצור פריסה של תחזית הוצאות הפרוייקט על ציר הזמן ובהתאם להתקדמות הפרוייקט. נתון זה של השוואת תחזית ההתקדמות למול ההתקדמות בפועל , למול לו"ז הפרוייקט מאפשרת הרמת דגלים אדומים במבט אחד על הפרוייקטים