בחברת נמלי ישראל מספרים: "כך ייעלנו את מערך ניהול מכרזים בארגון"

חברת נמלי ישראל מייעלת את מערך המכרזים דרך מערכת ניהול ממוחשבת

שימוש במערכת מייעל את השיטה באופן משמעותי. המערכת מותאמת לכל גוף שעובד לפי חוק חובת המכרזים. המערכת מאפשרת להעלות את כל חומרי המכרזים לאתר אינטרנטי מאובטח, באמצעותו יכולים המציעים לעיין במכרזים ולהגיש הצעות בלחיצת כפתור באמצעות תיבת מכרזים אלקטרונית.

ניהול המכרזים

ניהול מכרזים

חברת נמלי ישראל (חנ"י) מייעלת את מערך ניהול המכרזים בארגון באמצעות מערכת מכרזים ממוחשבת. טופ רמדור, ספקית מובילה לפתרונות תוכנה ושירותי מחשוב מתקדמים לארגונים וחברות, הטמיעה מערכת לניהול המכרזים של חברת נמלי ישראל.

הפרויקט ארך כחודש וחצי, כאשר בתחילת 2017 יצא לפועל באופן רשמי לאחר שרשם הצלחות עם כ-25 מכרזים בעלויות של עשרות עד מאות מיליוני שקלים. מאז השקת המערכת חסכה חברת נמלי ישראל למעלה ממיליון שקלים שהוקצבו למערך המכרזים.

תהליך המכרזים הידני ארך זמן רב ובמהלכו התרחשו שינויים במכרז שבהם יש לעדכן את המציעים, דבר שדרש בירוקרטיה לא פשוטה הכוללת הפקת כל התהליך מחדש עם השינויים ו-וידוא קבלתם בקרב המציעים.

שימוש במערכת מייעל את השיטה באופן משמעותי. המערכת מותאמת לכל גוף שעובד לפי חוק חובת המכרזים. המערכת מאפשרת להעלות את כל חומרי המכרזים לאתר אינטרנטי מאובטח, באמצעותו יכולים המציעים לעיין במכרזים ולהגיש הצעות בלחיצת כפתור באמצעות תיבת מכרזים אלקטרונית.

כאשר ישנם שינויים הם מתבצעים באופן מידי אונליין והמשתתפים במכרז מקבלים על כך עדכונים בזמן אמת. לאחר פתיחת הצעות המכרזים המערכת מאפשרת לחנ"י לקבל באופן אוטומטי את כל המסמכים הנדרשים כולל טבלת השוואה בין המציעים.

כל אלו חוסכים לחנ"י ולמשתתפים במכרזים זמן וכסף רב ומעניקים שקיפות במהלך ניהול תקין של הגשת המכרזים. החיסכון בתשומות מתבטא בין היתר במערכת הדיוור והמשלוחים ובהפחתת השימוש בנייר. בנוסף, המערכת מספקת תמונת מצב עדכנית על סטטוס המכרזים וכן שליטה ובקרה טובים יותר על המידע והתכנים שזורמים פנימה והחוצה.

מהלך לטובת הציבור והעסקים בישראל

כמו כן, מאחר וכל הספקים מסוגלים לעיין בחומר המכרז ולהגיש הצעות בקלות, הדבר מאפשר לספקים שלא נמצאים בארץ בזמן המכרז, להגיש הצעות מרחוק, וכן מרחיב את קהל המשתתפים מחוץ לישראל כאשר ספקים בינלאומיים יכולים בתהליך ממוחשב להגיש את מועמדותם מבלי שיצטרכו פיזית להגיע לישראל.

לדברי שמעון מלכא, ראש מערך המכרזים והרכש בחברת נמלי ישראל, "היה לנו חשוב להפוך את המערכת ליותר מתקדמת עם הטכנולוגיה ואנחנו שמחים להיות בין הגופים הממשלתיים הראשונים ובכלל, שמבצעים מהלך כזה לטובת הציבור והעסקים בישראל".

"המערכת מתאימה לגופים שעובדים לפי חוק חובת המכרזים ונותנת ערכים נוספים רבים למנהל המכרז לגבי התראות או תזכורות אוטומטיות על תאריכים חשובים כמו סיור קבלנים או מועד אחרון להגשה ומעבר בקלות לתיחור דינאמי".

"המערכת מאפשרת גישה קלה לכל אחד ואחת מכל מקום בעולם באמצעות האינטרנט, דבר שבסוף מעודד תחרות בריאה יותר. זאת בהחלט קפיצת מדרגה עבור חברת נמלי ישראל ובעיקר עבור גופים וארגונים שירצו להשתתף במכרזי החברה מעתה והלאה".

דרור שגב, מנכ"ל רמדור מערכות תוכנה, אמר כי "המערכת מייעלת את תהליך ניהול והגשת המכרז לכל הצדדים ומקצרת זמנים בעשרות אחוזים".

"אם בעבר תהליכי הכנת חומר המכרז מחד והגשת ההצעות מאידך היו כרוכים בבירוקרטיה שגזלה שבועות ארוכים, הרי שבאמצעות המערכת, פעולות אלו התייעלו כך שמשך המכרז עצמו התקצר בכ-50% אחוז".

"חברת נמלי ישראל, אחראית על ניהול הפרויקטים הגדולים בנמלי ישראל, פורצת דרך ומנצלת טכנולוגיה חדשנית לטובת התייעלות המגזר הציבורי. מערכת רמדור לניהול מכרזים מאפשרת לבצע את כל סוגי ניהול מכרזים – מכרז הנחות, מכרז מחירי יחידה, מכרזים בשיטה של מעטפות או בשיטה של תיחור דינאמי. כל גוף יזמי שמוציא מכרז יכול להשתמש במודל הזה ולייעל משמעותית את התהליך אצלו".